طرق وأساليب التعامل مع الجمهور
لكى نستطيع التعامل مع الجمهور فى أى مجال واى مكان لابد وأن نعرف أولا طبيعة واسلوب التعامل من حيث طرق وأساليب الاتصال
تعريف الاتصال
- هو تبادل العلاقات والمعلومات ويلعب الاتصال الجيد دورا هاما في فعالية فرق العمل .
- الأنشطة التي تتم من خلالها تبادل المعلومات والأفكار وذلك من اجل تحقيق مفهوم مشترك ينعكس إيجابيا علي سير العملية الإدارية وبالتالي يحقق أهداف المنظمة.
أهداف الاتصال : الهدف الرئيس من عملية الاتصال هو:
مساعدة الأفراد على فهم أغراض وواجبات المنظمة و التعاون بينهم بطريقة بناءة وهو مهم لعملية صنع القرار وتنفيذهكما يهدف إلى:
- 1تسهيل عمليات اتخاذ القرارات على المستويين التخطيطي والتنفيذي .
- 2تمكين العاملين في المؤسسة من التعرف على المسؤوليات الموكلة لهم .
- 3تعريف العاملين بالتعليمات المتعلقة بأصول تنفيذ الأعمال ودواعي تأجيلها أو تعديل خطط التنفيذ.
4-التعرف على مدى تنفيذ الإعمال والمعوقات التي تواجهها وسبل علاجها.
- 5إيجاد نوع من التعاون بين المؤسسة المجتمع.
أهمية الاتصال:
تكمن أهمية الاتصال في كونه الرابط بين الأفراد الذين يكونون التنظيم الإداري داخل المنظمة،فبدونه يصعب فهم الغرض المشترك و ينفي تنسيق الجهود.
عناصر الاتصال:
1-المرسل: الجهة أو الشخص الذي يقوم أو يبدأ بإرسال الرسالة.
2-الرسالة : مجموعة المعانى والكلمات والجمل والأفكار المطلوب إيصالها الى شخص ما لإثارة سلوكه لعمل شئ ما .
3-قناة الاتصال : الوسيلة المستخدمة لإيصال الرسالة الى المستقبل وهى تتمثل بحواس السمع والبصر واللمس
4-المستقبل : الشخص ا والجه المراد الاتصال به من اجل إثارة سلوكه لعمل شئ ما .
محددات الاتصال
- الاطار التقنى : الاساليب المستخدمة فى عملية الاتصال
- (الاطار النفسى والاجتماعى للعاملين ( مثل الادراك والدوافع
- (النواحى النفسية والاجتماعية للعاملين ( مثل الادراك والدوافع
- قنوات القرار مثل مركزية ولامركزية الادارة
اتجاه الاتصال : يوجد اتجاهان الإطارالتنظيمي
الاتصال باتجاه واحد: من المرسل فقط. وهووسيلة غير مباشرة مثال: ردة الفعل لا تتم مباشرة ولا يعرفها المرسل إلا بعد فترة
الاتصال باتجاهين : يقوم المرسل بإرسال رسالة للمستقبل ويحصل على رد مباشرة من المستقبل.
مبادئ الاتصال الجيد
- أعط من أمامك الفرصة للتعبير عما يدور في خاطره: كما أن للمتحدث الحق في الانتهاء من الموضوع الذي يتحدث عنه فان للمستمع أيضا الحق في التعبير عن أفكاره وما يدور في خاطره، لذا فيجب على المتحدث الجيد أن يترك الفرصة لمن هو أمامه لأن يعبر عن رأيه.
- اشعر من أمامك بأهميته: قم بإعطاء من أمامك الأهمية حتى تشعره بمكانته عندك وبالتالي سيتمكن من توصيل رسالته إليك بشكل واضح ومفهوم.
- المقابلة قبل الحديث: حتى تستطيع أن تكمل عملية الاتصال مع الآخرين بطريقة ناجحة وموفقة فيجب عليك أن تتحلى بالبشاشة وسعة الصدر والوجه الصبوح ومقابلة الآخرين بوجه طلق.
- استخدم الألفاظ السهلة: يتطلب من المتصل الجيد أن لا يستخدم الألفاظ الصعبة عند التحدث مع الآخرين فهناك من لا يفهمها لذا فان خير الكلام السهل اللين، المقبول والمفهوم من الجميع.
- تحدث بلغة الآخرين: يجب أن تكون حريصا على قدرات من هم أمامك ولا تتحدث إلا بما يفهم، لذا فإن كنت تتحدث مع طالب علم فتحدث بلغته وإن كنت تتحدث مع رجل من العامة أو الأميين فتحدث معه بما يفهم.
- ابتسم دائما: كما هو معروف فان الوجه المبتسم دائما يعطي الشخص الآخر الارتياح للمقابلة وبالتالي يسهل عليه الاتصال مع الآخرين.
- كن واضحا: الوضوح في الحديث وصراحته له أكبر الأثر في الاتصال الجيد وفعاليته وله أكبر الأثر في ارتياح المتحدث إليه وبالتالي وصول الرسالة بشكل جيد ومفهوم.
- ركز على الأفكار الأساسية: يتوجب على المتحدث أن يركز على أهم النقاط التي تتخللها رسالته حيث أن الانتقال من موضوع لآخر يشتت ذهن المستمع ويباعد بين الأفكار وبالتالي تصعب عملية الفهم الصحيحة للموضوع.
- تنبه للغة الجسد : كثير من الناس يستخدم لغة الجسد في الاتصال والتي لها كثير من المعاني التي يتوجب على المتحدث التنبه لها وفهم مقصد المستمع.
والجدير بالذكر فإن للغة الجسم والتي (تتحدث أعلى من الكلمات أحيانا) لها عدة أشكال فقد تكون باستخدام العين أو الوجه أو الإيماءات الرأسية أو حركات اليدين أو الجسد كله.
- لاتستخدم مصطلحات او الفاظ اجنبيه الا مع من تتوقع انه يفهمها ولا تبدأ بها .
كيف تقوم بالاتصال الفعال مع العملاء
- قدرةعالية على تفهم موقف العميل.
- القدرة على توصيل الفكرة باستخدام كافة الحواس.
- تنمية أساليب الاتصال.
- قدرة عالية على جذب الانتباه.
- التعرف على الحالة النفسية للمستمع.
- التعرف على قدرات العملاء وثقافتهم.
معوقات الاتصال
الاتصال هو عملية نقل هادفة للمعلومات من شخص إلى آخر، بغرض إيجاد نوع من التفاهم المتبادل بينهما. والاتصال الإداري هو عملية تبادل الأفكار والمعلومات من أجل إيجاد فهم مشترك وثقة بين العناصر الإنسانية في المنشأة والعمليات الإدارية تقوم على تبادل البيانات والمعلومات.
ومن ناحية أخرى فإن المدير كقائد في عمله يحتاج لكي يحقق أهداف المنشأة إلى التوجيه وكذلك أن يفهم العاملين معه ويوجه سلوكهم بشكل يضمن عدم تعارض هذا السـلوك مع الأهداف التنظيمية وكل هذا يحتاج إلى الاتصال بهم باستمرار لتوجيههم وتنظيم أعمالهم ومتابعتها.
إذن فالمعلومات والبيانات هي القلب النابض للعملية الإدارية وهي جوهر عمل القائد الإداري في المنشأة وبقدر ما تكون هذه المعلومات والبيانات دقيقة وصحيحة بقدر ما تكون قدرات المدير فاعلة. ونظراً لأهمية الاتصالات في تصريف شـؤون الإدارة، فهناك ضرورة قصوى لتنظيمها وتحقيق فاعليتهـا بحيث تنساب المعلومات والبيانات في حركة مستمرة بين مستويات التنظيم المتعددة لما فيه خير المنظمة وتحقيق أهدافها.
المناخ السليم
إن من واجبات الإدارة العليا أن تعمل على خلق المناخ السليم للاتصال الفاعل وذلك بوضع سياسة واضحة للاتصال تعمل على تحقيق الأهداف التنظيمية وإشباع الحاجات البشرية حتى يكون الأفراد على علم تام بنشاط المنشأة وأهدافها وخططها وبرامجها .
***
الاستاذ : أمين الدسوقى
مدير إدارة مكاتب الخدمة الاجتماعية
وزارة التربية والتعليم